an unterschiedlichen Stellen im Forum wird vom User angenommen, dass
alles was möglich ist = Rechtens bzw. fiskalisch anerkannt wird - hier sollte man als Unternehmer noch
Vorsicht walten lassen, um nicht das nachsehen zu haben
dies soll keine Rechtsberatung o.ä. werden - lediglich eine kurze Information, die jedoch unvollständig sein kann, da die Thematik (Gott sei Dank) ständig im Fluss ist. (alle Aussagen sind bisher sehr schwammig formuliert)
Bei Rechnungen bspw. war es ja eine ganze Zeit notwendig, dass diese (zwingend) eine Signatur hatten, damit gerade die Unversehrtheit nachgewiesen werden kann. Hatte man dies nicht und es kam zu einer Prüfung, gab es richtig Probleme. Diese Verpflichtung wurde jedoch zwischenzeitlich aufgehoben
Zitat
In Deutschland verlangte § 14 UStG eine qualifizierte elektronische Signatur auf elektronisch übermittelten Rechnungen. Andernfalls war das rechnungserhaltende Unternehmen nicht zum Abzug der Vorsteuer berechtigt. Diese Verpflichtung wurde durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 aufgehoben. Eine Archivierung der elektronisch übermittelten Rechnung in elektronischer Form ist Pflicht, d.h. ein ausschließliches Archivieren des Ausdrucks ist damit nicht erlaubt und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. In Papierform erhaltene und erst dann gescannte Rechnungen sind jedoch ohne qualifizierte elektronische Signatur archivierbar. Der Scanvorgang muss jedoch protokolliert werden.
Die Finanzverwaltung wird es zukünftig (hoffentlich) weiter lockern,
nur bis dahin sollte der Unternehmer sich konservativ verhalten.
Zitat
Wie bereits berichtet (News vom 23.7.2014), hat sich das Bayerische Landesamt für Steuern mit Verfügung vom 19.5.2014 ausführlich zu den steuerlichen Anforderungen geäußert, die an die Aufbewahrung von elektronischen Kontoauszügen gestellt werden. Demnach reicht der bloße Ausdruck von elektronischen Auszügen bei Bankkunden mit Gewinneinkünften nicht aus, da dieser Ausdruck beweisrechtlich nicht den originären Papierkontoauszügen gleichgestellt ist, sondern lediglich eine Kopie des elektronischen Kontoauszugs darstellt. Nach der Weisung muss auch das originär digitale Dokument aufbewahrt werden. Das genutzte Datenverarbeitungsverfahren muss dabei sicherstellen, dass alle erfassten Datenbestände nicht nachträglich unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Bei originär digitalen Dokumenten muss der Unternehmer gewährleisten, dass eine Bearbeitung während des Übertragungsvorgangs ausgeschlossen ist. Sofern Kontoumsatzdaten in auswertbaren Formaten (z.B. als xls- oder csv-Datei) übermittelt werden, muss sichergestellt sein, dass die empfangenden Daten durchgängig unveränderbar sind. Eine Aufbewahrung von xls- oder csv-Dateien genügt daher häufig nicht den steuerlichen Anforderungen.
Die DATEV untersucht die Thematik ja immer wieder, ua. auch in Fallbeispielen mit Richtern/Anwälten/Fachleuten allgemein, um sodann deren Mitgliedern und Kunden Empfehlungen zu geben.
In dem Dialog-Produkt - TRIALOG
www.trialog.tv - wird dies dann leicht verständlich aufbereitet.
in der
Ausgabe 01/2016 (kostenloser download-Button) - steht auf Seit 10 ua.
Zitat
ersetzendes scannen - Ab in die Ablage P
Das Finanzamt billigt elektronisches Archivieren. Unternehmer können Dokumente scannen und das Original entsorgen - wenn sie die Vorgaben des Fiskus beachten
hieraus: (Details bitte unbedingt der DATEV-Ausgabe entnehmen bzw. mit dem Stb. absprechen - nachstehendes soll zum lesen/einarbeiten anregen und gleichzeitig warnen, dass die Thematik nicht easy ist.)
Zitat
Prozess: Arbeiten darf mit dem ersetzenden Scannen nur, wer organisatorisch und technisch alles richtig macht. ...
Scanverfahren: Es muss genau vorgegeben sein, wie der Prozess abzulaufen hat. ...
Technik: Für das Finanzamt ist festzuhalten, welche Geräte zum Einsatz kommen. ...
Überprüfung: Die Zahl der eingescannten Belege muss jeden Tag aufgezeichnet werden, die Prozessschritte sind regelmäßig in Stichproben zu kontrollieren...
Archivierung: Unumgänglich ist ein System mit getrenntem Pfad und eigenem Speicherort, das die revisionssichere Ablage der eingescannten Dokumente sicherstellt. Ein einfaches Speichern der Dateien in einem Ordner auf der Festplatte reicht keinesfalls aus.
Ausnahmen: Nicht jedes Dokument darf gescannt und entsorgt werden. Urkunden, Eröffnungsbilanzen oder Abschlüsse etwa sind weiterhin im Original aufzubewahren....
//edit:
dass die Angelegenheit noch in den Kinderschuhen steckt, zeigt auch dieser Artikel auf:
Zitat
Die digitale Arbeitswelt ist immer noch ziemlich analog
Das geht aus der aktuellen Smart-Worker-Studie 16 hervor. Demnach erfreuen sich “analoge” Technologien wie Drucker und Faxe immer noch großer Beliebtheit.
http://www.itespresso.de/2016/…ch-analog/
